Gestionnaire administratif de la Direction des Affaires Juridiques (h/f)

Grade : Rédacteur

Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Juridiques, vous serez chargé(e) des missions suivantes :  

 

DEFINITION DU METIER :  

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et les gère selon l'organisation du service.

  

ACTIVITES TECHNIQUES :  

  •   Traitement des dossiers et saisie de documents
  •   Gestion de l'information, classement et archivage de documents
  •   Planification et suivi 

ACTIVITES SPECIFIQUES :

Préparation et suivi des Assemblées (Conseil municipal et bureau municipal)

  • Préparation, contrôle et suivi des séances et des dossiers

  • Constituer les recueils des actes administratifs et le registre des actes. 

Assurances

  • Gestion des dossiers d'assurance (déclarations, suivi des sinistres et des contrats, tableaux de bord).

     

Marchés publics / achats 

  • En appui à la direction, et en binôme avec le second gestionnaire administratif :  gestion des marchés dits « d'achats transversaux » (fournitures de bureau, mobiliers de bureau,…),

  • Renfort administratif sur les missions des marchés publics.

 

SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :  

  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Enregistrer ou saisir des données informatiques
  • Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.)

SAVOIRS (CONNAISSANCES) :

  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité, capacités rédactionnelles
  • Logiciels de bureautique
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire

 

SAVOIRS ÊTRE (QUALITES) :

  • Esprit de synthèse
  • Esprit d'initiative et réactivité
  • Qualités relationnelles et esprit d'équipe
  • Faire preuve de discrétion
  • Rigueur et sens de l'organisation    

 

CONDITIONS D'EXERCICE :

  • Temps de travail hebdomadaire : 37h30
Pour ce poste vous bénéficierez de la rémunération statutaire, d'un 13ème mois, de 36 jours de congés et 6 RTT, de possibilités étendues de formation ainsi que de divers avantages sociaux (prévoyance, mutuelle, cos, etc.)

Merci d'adresser votre lettre de candidature et C.V. détaillé à Monsieur le Maire– 96, rue de Paris BP 76 – 93261 LES LILAS CEDEX ou recrutement@leslilas.fr