Gestionnaire administratif Secteur scolaire et séjours de vacances

catégorie C / filière administrative

Placé sous la responsabilité de la responsable du pôle Education et temps de l'enfant au sein de la direction de l'Education et de l'Enfance, vous aurez pour missions :

 

DEFINITION DU METIER :  

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste la responsable du service dans la gestion des dossiers et l'organisation d'évènements.

ACTIVITES TECHNIQUES :  

  •   Accueil physique et téléphonique
  •   Gestion de l'information, classement et archivage de documents
  •   Mise à jour des fichiers de suivi
  •   Edition et diffusion de documents propres au service 

ACTIVITES SPECIFIQUES :

  • Inscription aux activités péri et extra scolaires
  • Organisation des séjours de vacances et classes de découverte
  • Présence, par roulement, aux départs et retours des séjours de vacances
  • Gestion des missions dévolues au service dans la polyvalence (inscriptions scolaires, dérogations, calcul de quotients familiaux, conseils d'école, PAI…)
  • Gestion de dossiers ponctuels : élections de parents d'élèves, plannings de cars, réception annuelle des enseignants, manifestations scolaires …
  • Suivi de la régie séjours de vacances et classes de découverte


SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES) :  

  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Enregistrer ou saisir des données informatiques
  • Rédiger des compte-rendus de réunion
  • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
  • Trier, classer et archiver des documents
  • Préparer les dossiers pour les instances
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Aide à l'organisation logistique des réunions et manifestations diverses


SAVOIRS (CONNAISSANCES) :

  • Connaissance de l'organisation de la collectivité
  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  • Techniques de secrétariat (prise de notes, publipostage etc.)
  • Utilisation des logiciels dédiés au service
  • Procédures du service
  • Vocabulaire professionnel du service
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire

 

SAVOIR-ÊTRE (QUALITES) :

  • Esprit de synthèse
  • Etre rigoureux et organisé
  • Sens des relations humaines
  • Faire preuve de discrétion
  • Réactivité, assiduité, ponctualité
  • Esprit d'équipe    

 

Poste à temps plein sur 37h30 hebdomadaires

Pour ce poste, vous bénéficierez de la rémunération statutaire, du régime indemnitaire, d'un 13ème mois, , de 36 jours de congés + 6 RTT, de possibilités étendues de formation ainsi que de divers avantages sociaux (cos, mutuelle, prévoyance santé etc.)

Veuillez adresser votre lettre de candidature et C.V. détaillé à : Monsieur le Maire des Lilas, direction des ressources humaines - 96, rue de Paris BP 76 • 93261 Les Lilas Cedex ou par courrier électronique recrutement@leslilas.fr